Системы автоматизации документооборота

29.01.2016 | Служба новостей Росфирм

Системы автоматизации обмена документами в компании

Системы автоматизации оборота документов в компании – специальные программы, предоставляющие различные права ее пользователям, для обеспечения бесперебойного обмена документами работниками компании, для которой характерна иерархичная структура, для обеспечения возможности улучшения выполнения такой компанией своих функций.

Системы автоматизации документооборота обретают все большую популярность ввиду наличия ряда значительных преимуществ над привычным обменом бумажными документами. Среди таких преимуществ можно перечислить следующие: увеличенная скорость обмена документами, возможность обеспечения доступа к неограниченному числу документов компании и их быстрому поиску по заданным параметрам (например, реквизитам договора) благодаря специальной базе данных, характерной для систем автоматизации оборота документов, возможность отслеживания исполнения данных поручений в реальном времени по нескольким исполнителям одновременно, возможность систематизации данных по различным критериям путем выставления соответствующих фильтров, возможность одновременной работы над одним и тем же проектом документа нескольких сотрудников компании, снижение риска утраты документа (по сравнению с бумажным экземпляром, который необходимо запрашивать в архиве), сохранение требуемого уровня конфиденциальности (просмотр документа возможен только пользователем, наделенным определенными полномочиями и соответствующими правами доступа, при этом видимость документа можно изменить в случае наличия такой необходимости, как и расширить или сократить предоставленные права доступа).

Современные системы автоматизации управления документооборотом можно разделить на несколько типов: индивидуально разрабатываемые по техническому заданию компании системы автоматизации оборота документов, готовые (возможные к использованию в любой компании без предварительной доработки) и комбинированные системы, подразумевающие наличие некой базовой платформы программного обеспечения, которая в дальнейшем дорабатывается под запросы и потребности компании.

Использование компаниями системы автоматизации оборота документов в последние годы выросло на 20%. При этом среди продаваемых на рынке систем можно найти как программное обеспечение иностранного, так и российского производства.

Предыдущая | Следующая