Ключевые моменты составления инструкции для службы делопроизводства

06.03.2014 | Служба новостей УкрФирм

Ключевые моменты составления инструкции для службы делопроизводства

В условиях жесткой конкуренции и перенасыщенности предложений на рынке товаров и услуг, коммерческие структуры стремятся в максимальной степени оптимизировать работу собственных отделов, сократив затраты и увеличив финансовые показатели. Модернизация делопроизводственной службы представляет собой один из самых действенных методов рационализации делового процесса. 

На текущий момент в секторе предложений программного обеспечения реализуется масса систем, позволяющих осуществить перевод документооборота на электронные рельсы. Многие коммерсанты сталкиваются с рядом типичных проблем в момент внедрения новой системы. Как правило, большинство трудностей связано с тем, что изначально в своей деятельности предприятие не руководствуется положениями инструкции для службы делопроизводства (ввиду того, что она либо не создана как таковая, либо ее значение намеренно принижается). Грамотно сформированная должностная инструкция, по мнению большинства экспертов, является залогом эффективной работы не только специализированного отдела, но и всего предприятия. А управление заданиями (подробнее) становится более простым процессом.

Основная часть документа должна включать перечень ключевых задач работника, регламент замещения должности, профессиональные требования к сотруднику (стаж работы, уровень квалификации, набор необходимых навыков и умений). В этой части инструкции обязательно должен содержаться список документов, регламентирующих работу персонала.

Функционал работника описывается в отдельной части инструкции и должен быть представлен исчерпывающим перечнем производственных задач. Отметим, что служба делопроизводства (подробнее) в своих правах и обязанностях также обязана руководствоваться положениями должностной инструкции.

Должностным взаимоотношениям внутри структурного подразделения посвящается отдельная часть документа. Распределение обязанностей по исполнению тех или иных документов, сроки их передачи, механизм согласования описываются в этом же разделе.

Критерии оценки продуктивности работы обязательно указываются в тексте инструкции для службы делопроизводства. Основополагающими критериями считаются: качество работы и ее своевременность.

Стоит отметить, что должностная инструкция для службы делопроизводства должна быть завизирована начальником структурного подразделения и утверждена руководителем предприятия (или должностным лицом, исполняющим его обязанности).

Посмотреть все аналитические статьи данной организации Предыдущая | Следующая